資料のたたき台や論点整理をAIに任せられると、「管理職は何をするのか」という疑問が出てきます。しかし、文章が出来上がることと、組織として判断できることは同じではありません。
この記事では、管理職の役割を考えるインプットから、AIに作業を補助させる場面と、人が確認・決定する場面を分けます。僕が実際に会社へ導入し成果を出した、という事例ではなく、仕事を整理するための運用案です。
AIの出力を、そのまま決定事項にしない
提案書が読める形でも、前提の数字が違う、選択肢が不足する、現場では実行できない、といった問題は残り得ます。流暢な文章かどうかと、判断に使えるかどうかを別々に確かめる必要があります。
IPAはAIのセキュリティ課題として、個人情報・営業秘密の漏えいや、偽情報・誤情報などを挙げています。便利さだけを理由に機密を入力したり、正しさを確認せず採用したりしないことが基本です。IPA「AIセキュリティ」
作業を三つの段階へ分ける
| 段階 | AIの補助として検討できること | 人が引き受けること |
|---|---|---|
| 下書き | 構成案、質問候補、論点の整理 | 目的と入力してよい情報を決める |
| 確認 | 抜け漏れの指摘候補、別案の提示 | 元資料との照合、業務への適合性確認 |
| 決定 | 比較材料を整理する補助 | 採用・不採用、優先順位、責任者の決定 |
AIに「確認して」と頼むだけで、確認を完了したことにはしません。元資料のどの箇所を、人が確かめたかまで残せる運用にします。
最初は機密を含まない小さな仕事から
利用前に、会社の規程と承認済みツール、入力できる情報の範囲を確認してください。名前を消しただけで、社外のサービスへ入力してよいと判断しないことも重要です。案件の組み合わせなどで特定される場合があります。
試すなら、公開情報に基づく会議の質問案や、社内情報を含まない文章の構成案など、扱う内容と影響を小さくできる仕事を選びます。
次は使用方法を説明するための架空の例です。
公開されている製品説明をもとに、導入を検討する際に確認したい質問を挙げてください。資料に書かれていないことは、不明として分けてください。導入可否の結論は出さないでください。
出てきた質問を元ページと照合し、今回の検討目的に合うものだけを残します。製品が実際に導入可能か、予算や権限があるかは、別に確かめます。
誰が確認したかを、成果物に残す
AIを使った資料の受け渡しでは、次の情報を短く添える方法があります。
- 何の作業にAIを使ったか。
- どの元資料に照合したか。
- まだ確認できていない項目は何か。
- 誰が最終確認し、どの判断を依頼するか。
「AIで作成しました」という表示だけでは、確認済みの範囲が分かりません。「構成の提案に使用し、数値は公式資料へ照合。費用条件は未確認」のように分ける方が、受け取る側の次の作業が明確になります。
効果は作成時間だけで測らない
下書きにかかった時間が短くても、確認や手直しが増えれば、全体として楽になるとは限りません。試す前後で、作成・確認・修正の時間、誤り、使える成果を記録してみてください。
本稿では、何％効率化できるといった数値は置きません。自分の仕事で、同じ目的の成果物を比較する材料が必要です。
管理職の仕事として残るのは、目的を定め、必要な確認を組み、状況に応じて決めることです。AIを使うかどうかも、その判断の一部になります。
一つの仕事の、確認担当を決める
まず、AIで補助する候補を一つ選び、入力の可否・照合元・最終確認担当を決めてください。担当が決まらないものは、まだ運用に載せない方が判断を曖昧にせずに済みます。
責任と成果の見せ方は昇格の体験談でも扱っています。個人の準備にAIを使う場合は転職対策を自分で持つ考え方も参考になります。
著者: Rista（リスタ）。参考テーマはITmediaの管理職の記事。運用例は現在の提案です。素材写真はMadeline LiuのUnsplash写真で、本人の職場や導入実例ではありません。
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